Club Reglement

Clubreglement Karate Academy Tongeren-Borgloon:

Het reglement dient ervoor te zorgen dat de dojo voor iedereen toegankelijk is en dat ieder lid als gelijke wordt behandeld ongeacht zijn/haar godsdienstige, politieke of gender voorkeuren.

De 5 Hoofdwaarden:

De karateka’s zullen deze waarden steeds indachtig zijn en ernaar handelen.

• Eerlijkheid
• Hoffelijkheid
• Nederigheid
• Moed
• Zelfcontrole
   

Dojo-etikette en interne regels

Bij het binnenkomen en buitengaan van de dojo, voor aanvang van en na de training dient met de dojo te groeten, dit gebeurt door een lichte buiging te maken en het woord “Oss” uit te spreken, hierna mag men de trainingsvloer betreden/verlaten.

De leraar wordt aangesproken met Sensei, de bruine gordels assistent Sensei spreek je aan met Sempai.

Ouders, toeschouwers, GSM’s of andere attributen mogen de les niet storen. 

Tijdens de trainingen worden enkel clubleden toegelaten in de dojo. Als er ouders blijven kijken vervalt de verantwoordelijkheid van de trainers en ligt deze met de ouders die misschien ongewild mee toezicht houden.

Indien je een kleine kwetsuur of ander ongemak hebt die je beperken om de trainingen aan 100% af te werken, dien je de trainers voor aanvang van de training hierover in te lichten.

Wanneer de trainer het bevel geeft voor de line-up begeeft iedereen zich naar zijn plaats in de opstelling. De opstelling wordt gevormd van rechts naar links beginnend met de hoogste kyu (=gordelkleur), de overige kleuren zullen in dalende gradatie aansluiten. Wanneer er meerdere personen over dezelfde graad beschikken zal de oudste als eerste plaatsnemen, volgens leeftijd zullen de anderen aansluiten.

Wanneer je laattijdig arriveert en de ceremonie/les reeds begonnen is, ga je op je knieën zitten en wacht totdat de trainer je de toelating geeft om aan te sluiten.

De leden dienen te alle tijden respect te hebben voor elkaar.

Hygiëne is van groot belang net als kort geknipte nagels.

Horloges, armbanden, juwelen en anderen prullaria (bv kauwgom) die zouden kunnen zorgen voor een verwonding bij jezelf of een van je teamleden dienen voor training verwijderd te worden.

Het ter beschikking gestelde oefenmateriaal dient om te oefenen en niet om te spelen.

Bijgevolg dient iedereen dit met de grootste zorg te behandelen, het moedwillig vernielen van dit materiaal kan ertoe leiden dat de kosten om dit te vervangen verhaald zullen worden op de vernieler of op zijn ouders/voogd.

Respect voor de club- en federatiesymbolen

Het afzetten en afhalen van de minderjarige leerlingen kan alleen in de gang van de zaal, niet op de parking. Indien je om een bepaalde reden de training vroegtijdig dient te verlaten, dien je dit vooraf te melden aan de trainer. Er vertrekt niemand zolang de ouders of de persoon die je komt ophalen in de gang aanwezig is. Na de training blijft een verantwoordelijke aanwezig tot de laatste persoon naar huis is.

Het naar toilet gaan dient te gebeuren voor aanvang van de training of tijdens de pauze mits toestemming van de trainer.

De clubleden dienen zelf in te staan voor de aankoop van handschoenen, de bit of mondbescherming en een tok of kruisbescherming, borstbescherming voor de dames en eventueel ook voet- en scheenbeenbescherming.

Alle schoenen, sporttassen en jassen dienen zodanig geplaatst te worden dat ze niet hinderen tijdens de training. Dit zal worden aangegeven door de Senseis of Sempais.

Niet spelen in de Dojo, niet voor tijdens of na de les. Een Dojo is een trainingsruimte vol rust en discipline, geen speeltuin.

Men mag enkel deelnemen aan de trainingen indien de verzekering in orde is. Indien dit niet het geval is dan behoudt de clubleiding het recht om deelname aan de trainingen te weigeren totdat de verzekering in orde is. De enige uitzondering hierop is voor de kandidaat leerlingen die gebruikt maken van de 3 proeftrainingen.

Examen tot kyu- of graadverhoging
 

• Je kunt enkel in aanmerking komen om deel te nemen aan het clubexamen als gedurende de trainingen volgende regels gerespecteerd werden :
• Een gordelverhoging is een eer, geen verworven recht.
• Alleen de Senseis en het bestuur beslissen wie er mee mag doen aan gordel examens. Voor de zwarte gordels beslist de BGKA examencommissie.
• Je steeds respectvol bent omgegaan met lesgevers, teamleden en oefenmateriaal.
• Je steeds op een serieuze manier getraind hebt, dit gecombineerd met de juiste ingesteldheid en aan het maximum van je capaciteiten.
• Als men niet voldoende aanwezig is, dan is deelname aan een gordelverhoging niet mogelijk.
• Sporadische afwezigheden op training met gegronde redenen (zie rubriek administratief) worden niet in rekening gebracht voor het examen zolang er geen misbruik van gemaakt wordt.
• Je bezit een goede kennis van de kata’s, de bunkai, de kihon en de kumite die vereist zijn voor het af te leggen examen, het vereiste niveau wordt door de sensei’s bepaald.
• Het toekennen van de gordels gebeurt op basis de geleverde prestatie op het examen, je inzet op training en het aantal trainingen waaraan je hebt deelgenomen. Door inzet een aanwezigheid zijn er dus gratis punten te verdienen.
• Het examen wordt door meerdere Senseis Sempais afgenomen Iedere examinator noteert zijn eigen scores per categorie. Deze worden gedeeld door het aantal examinatoren en geeft zo een correct en eerlijk resultaat.
• De sensei’s verbinden zich ertoe om in eer en geweten op een eerlijke manier, zonder invloed van buitenaf te oordelen over de geleverde prestatie.
• Hiervoor blijven tijdens de examens de deuren van de Dojo dicht en zijn toeschouwers niet in de zaal toegelaten.
   

Administratief:

Het lidgeld en de verzekering dienen tijdig betaald te worden op de rekening van de club BE30-7350-3379-7111. Het secretariaat verbindt zich ertoe om bij het verlopen van de verzekering het clublid tijdig in te lichten.

Een strookje van de verzekering kan je steeds via Twizzit ophalen. Dit strookje dient steeds in jullie ledenboekje aanwezig te zijn.

Op iedere stage en tijdens elke deelname aan een toernooi dient men het ledenboekje mee te hebben.

Wat betreft de betalingstermijn van het lidgeld zullen de uiterste betaaldatums op de website gecommuniceerd worden onder het tabblad “clubinfo”.

Het seizoen duurt van begin september t.e.m. eind juni, nieuwe leden die tijdens de loop van het seizoen wensen in te stappen, nemen best contact op met het bestuur om te weten hoeveel het lidgeld bedraagt voor de resterende periode van het seizoen.

De verzekering is verplicht door de Karate Vlaanderen en dient via het bestuur van de club geregeld te worden. In tegenstelling tot het lidgeld geldt de verzekering voor een héél jaar vanaf de datum vermeld op het verzekeringsstrookje. Bv van 07/09/2025 tem 07/09/2026.

De club beschikt over vier informatiekanalen, nl de website www.karatetongerenborgloon.club , de facebookpagina “Karate Academy Tongeren-Borgloon” het mailadres van het secretariaat info@karatetongerenborgloon.club en de WhatsApp groep en de Twizzit App van Karate Vlaanderen. Alle info of belangrijke nieuwtjes zullen via deze kanalen gecommuniceerd worden.


Het tabblad “Evenementen” van de website geeft jullie een chronologisch overzicht van de evenementen van onze club of evenementen waaraan onze club deelneemt.

Indien je door ziekte, werkverlet of schooltaken niet aan de trainingen kunt deelnemen worden jullie ook verzocht om dit vooraf te melden hetzij via mail, hetzij telefonisch. Zij worden als gegronde redenen aanvaard.

Regelmatig zullen er foto’s en/of filmpjes gemaakt worden om de website en facebook op te fleuren en om onze club, de clubleden en de prestaties te promoten. Momenteel beschikken we binnen de karatewereld reeds over connecties verspreidt over de hele wereld. Indien jullie niet wensen dat een foto of filmpje gepost wordt op
onze website of facebook dienen jullie of in geval van minderjarigheid de ouder of voogd dit schriftelijk te vermelden op de achterzijde van het inschrijvingsformulier (Privacy verklaring).
 

De club:

Onze club is een feitelijke vereniging met de rechten en plichten hieraan verbonden door de Belgische Wetgever. Wij zijn geregistreerd in het vlaams verenigingsloket onder nummer V0038227

Onze club is aangesloten bij de BGKA leerschool en Karate Vlaanderen met clubnummer 3065.

Het bestuur:

Alle leden van het bestuur zetelen op vrijwillige basis.

• De bestuursleden dragen de eindverantwoordelijkheid over de dagelijkse werking. Voor ingrijpende beslissingen (zie verder) is een algemene ledenvergadering/-bevraging nodig.
• De bestuursleden verbinden zich ertoe om de hen toegewezen taken en verantwoordelijkheden in eer en geweten uit te voeren.
• De bestuursleden die verzaken om hun taken en verantwoordelijkheden naar behoren uit te voeren worden verzocht om hun plaats af te staan.
• Het bestuur kan voor de dagelijkse beslommeringen en benodigdheden alleen en éénzijdig beslissen zonder een ledenvergadering of raadpleging.
• De gesloten bestuursvergadering is enkel toegankelijk voor de bestuursleden, andere aanwezige leden worden verzocht de vergadering te verlaten.
• Een ledenvergadering of -raadpleging is nodig als het gaat om beslissingen omtrent ingrijpende wijzigingen in de werking of samenstelling van de vereniging. vb aansluiting federatie of leerschool, veranderen van trainingslocatie, acceptatie betwiste leden, onethisch of onwettelijk gedrag van het bestuur, samenstelling van de vereniging, beslissingen van een delicate kwestie.
• Om BTW plichtige verrichtingen te kunnen doen, verkoop kledij, verkoop merchandise, verkoop voor sponsoring … zal één van de leden een BTW nummer aannemen en registreren ten persoonlijke titel 
• Het bestuur staat steeds open voor suggesties of ideeën die kunnen bijdragen tot de werking van de club, deze zijn evenwel niet bindend.
  
   

Leden : 

• Eénmaal per seizoen wordt er een algemene ledenvergadering gehouden, alle leden van de club worden hierop uitgenodigd.
• Het betalen van het lidgeld betekent ook dat u akkoord bent met dit clubreglement, u de inhoud begrijpt en gelezen heeft.
• Door het niet-betalen van het lidgeld vanaf een bepaald seizoen is men automatisch geen lid meer. 
• De bestuursleden en trainers zijn ook leden en hebben hierdoor dezelfde rechten en plichten als niet-bestuursleden.
• De leden alsook bestuur en trainers en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken. 
• Bij stopzetting lidgeld, uittreding, uitsluiting of overlijden kunnen leden nooit teruggave of vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbreng, in speciën noch in goederen. 
• Bij ontbinding van de vereniging, om welke reden dan ook, moet het resterend eigendom van goederen vermarkt worden of geschonken aan een andere vereniging met het zelfde doel. Het vermogen van de vereniging moet worden bestemd tot een doel dat aansluit bij een doel van de vereniging en mag in geen geval uitbetaald worden aan de leden.

Tuchtmaatregelen:

Karate is en blijft nog altijd een verdedigingssport, het woord spreekt voor zich enkel toe te passen in geval van wettige verdediging.
Het onwettig toepassen van karate zal automatisch inhouden dat u van de club wordt uitgesloten. Meer nog, we zijn moreel verplicht om dit te melden aan de bevoegde instanties en de verschillende karatefederaties met als gevolg dat jullie nergens meer officieel aanvaard worden binnen de karatesport.

Trainers en bestuur kunnen een lid uitsluiten van de vereniging. Dit gebeurd door een officieel schrijven.

Intern kunnen volgende inbreuken leiden tot tijdelijke uitsluiting van de training of tot opzegging van uw lidmaatschap :
 

• Respectloos zijn aan onze club, de Sensei, Sempai, de clubleden en Belgian Goju Ryu Karate Association BGKA.
• Diefstal (in dit geval worden steeds de bevoegde instanties verwittigd).
  Woorden of daden te stellen die de integriteit van de club, zijn leden of de federatie schaden.
• Het vandaliseren van accommodaties (bv dojo, sporthal, kleedkamers, ed) die ter beschikking gesteld worden tijdens training, stages of wedstrijden.

Aanspreekpunt Integriteit (API)

Heb je te maken met ongewenst gedrag van anderen? Merk je tijdens je sportactiviteiten dat er handelingen gebeuren die niet aanvaardbaar zijn? Of merk je dat er ongepaste opmerkingen gegeven worden over je uiterlijk, huidskleur, achtergrond, geloof, gender, enz… PRAAT ER OVER!

Wanneer je betrokken bent bij om het even welk grensoverschrijdend gedrag in je sportclub dat je moeilijk kan bespreken met je trainer(s) of bestuur, kan je terecht bij  de federatie-API (aanspreekpersoon integriteit van de sportfederatie).

Bij wie kan je terecht? Kim Steeman die vanuit Karate Vlaanderen ons aanspreekpunt is wanneer er meldingen zijn van situaties van grensoverschrijdend gedrag zoals psychisch, fysiek, seksueel grensoverschrijdend gedrag, pesten, verwaarlozing of ander ongewenst gedrag.

Ook voor atleten en ouders is zij het aanspreekpunt.

Als federatie-API luistert ze naar jouw vraag of verhaal en behandelt ze jouw melding in alle discretie en verleent advies bij de mogelijke vervolgstappen of doorverwijzing.

Je kan haar bereiken via mail: api@karatevlaanderen.be of via meldformulier. Telefonisch/ per SMS te bereiken op het nummer 0476 66 38 59.

Wat is een API?

Een aanspreekpunt integriteit (API) is een laagdrempelig aanspreekpunt, een onafhankelijke vertrouwenspersoon voor sporters, ouders, trainers, club-API’s  of andere betrokkenen met een vraag, vermoeden of klacht rond mogelijk grensoverschrijdend gedrag. 

Als federatie raden we alle clubs aan om in de club iemand aan te duiden als Aanspreekpunt Integriteit (API). 

Heeft jouw club geen API of kan je daar niet terecht dan kan je beroep doen op het  Aanspreekpersoon Integriteit (federatie-API) van Karate Vlaanderen: Kim Steeman.

Hoe wordt een melding of klacht aangepakt?

Je kan een melding indienen via mail, telefoon of het meldformulier op onze website.

Via deze drie kanalen kom je terecht bij onze federatie-API, Kim Steeman, die jouw melding discreet behandelt. Ze zal luisteren naar jouw verhaal en extra vragen stellen om een volledig zicht te krijgen op de situatie.

Vervolgens zal de federatie-API jouw melding volgens een vast stappenplan aanpakken. Als melder word je bij elke stap betrokken en wordt er rekening gehouden met jouw verwachtingen.

In kaart brengen van de situatie: Kim zal met jou contact opnemen om de situatie uitvoerig te bespreken, en te bekijken met welke andere personen (vb. getuigen, betrokkenen,…) er best ook contact wordt opgenomen om een volledig zicht te krijgen van de situatie.

Ernst inschatten en advies inwinnen: de Federatie-API maakt een inschatting van de ernst van de situatie en neemt, indien nodig, contact op met externe organisaties voor advies (vb. het Centrum Ethiek in de Sport, 1712). Ze kan in deze fase ook de geanonimiseerde situatie bespreken met een collega of één of meerdere leden van het ethisch adviesorgaan. Dit gebeurt telkens discreet en enkel met mensen die op geen enkele manier betrokken zijn bij de situatie.

Advies formuleren en uitvoeren: op basis van de inschatting van de ernst en het ingewonnen advies wordt er een advies geformuleerd. Afhankelijk van de situatie kan dit een advies zijn voor de melder, de club-API, het sportclubbestuur, het federatiebestuur, … Het advies wordt geformuleerd richting diegenen die de mogelijkheid hebben om bepaalde stappen te zetten en houdt rekening met jouw verwachtingen als melder. Vervolgens is het aan hen om effectief het advies uit te voeren, al dan niet met ondersteuning van de federatie-API.

Nazorg: de federatie-API bekijkt welke nazorg er nodig is en verwijst betrokkenen door naar de juiste hulpkanalen. Hij/zij/die zal ook nog contact opnemen met de melder om te kijken of alles goed voor hem/haar/hen verloopt en of er nog acties nodig zijn.

Evaluatie en beleid: de federatie-API evalueert of alles op een goede manier werd aangepakt en of er verbeterpunten zijn naar de toekomst. Ze bekijkt ook of er nog zaken ontbreken op vlak van beleid binnen de federatie en/of de club om te voorkomen dat deze situatie zich in de toekomst herhaalt.

Telkens wanneer de federatie-API een gesprek heeft met iemand in kader van de situatie zal die een verslag opmaken van dit gesprek. Alle verslagen i.v.m. een situatie worden bewaard op een veilige plek waar enkel de federatie-API toegang tot heeft.

Jaarlijks dient de federatie ook te rapporteren over alle situaties naar de overheid. Dit is telkens geanonimiseerd en jouw naam als melder of de naam van de sportclub worden nooit vernoemd.